Por conta da Pandemia do coronavírus, a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD não chegou com toda a atenção que deveria. A LGPD é uma lei de proteção à privacidade dos indivíduos. Aborda mais especificamente os dados pessoais de cada um e como as empresas devem lidar com essas informações a fim de garantir a proteção dos indivíduos titulares dos dados. Foi baseada na GDPR, a lei de proteção de dados europeia.

Os cartórios, assim como todas as outras empresas e instituições precisam se adequar a LGPD. Na prática todos terão que fazer um mapeamento dos fluxos de dados pessoais dentro de todos e cada um de seus processos. Deverão ser identificados os pontos de coleta e transferência dos dados. E para cada um desses pontos verificar e registrar quais as bases legais que amparam o tratamento dos dados.

Caso não haja uma exigência legal expressa, será necessário consentimento do titular dos dados para esse tratamento específico. Nas situações em que não há base legal será importante avaliar a real necessidade deste tratamento. Como a atividade é regulada de uma forma particular o consentimento do usuário/titular só será exigido em casos muito restritos. Lembrando sempre que o objetivo da lei é a proteção à privacidade, ou seja, sempre que possível utilizar os princípios da LGPD como norte no desenvolvimento dos processos e procedimentos. Utilizar o conceito do “Privacy by Design” é uma boa saída.

Para os clientes e usuários dos serviços pouco mudará na prática. Por exemplo, quando você vai ao tabelionato para fazer a escritura de compra e venda do seu imóvel são exigidos, vários documentos, informações, como seu CPF e certidão civil atualizada. Como todos esses documentos são requisitos legais para a elaboração da escritura, de acordo com o código civil brasileiro e o código de normas do estado, não será necessária uma “autorização” ou consentimento para esse fim.

Para os notários e registradores, o trabalho e tempo de adequação está ligado diretamente a adequação de outras normas e procedimentos, como o Provimento 74/2018 do CNJ que elabora sobre padrões mínimos de segurança e TI e a NBR 15906, norma da ABNT, sobre gestão de cartórios. A partir disso os cartórios devem realizar treinamentos com as equipes, formar um comitê multissetorial/multidisciplinar para análise dos fluxogramas dos processos, mapeamento do fluxo de vida dos dados da serventia, criar documentação regulatória interna, auditar e monitorar o ambiente. Além de dois pontos muito importantes e mais dificultosos: criar relatório de impacto à proteção dos dados pessoais e criar um plano de ação para emergências relativas aos dados.

Uma dificuldade que talvez será enfrentada pelos notários e registradores: Qual o limite adotado entre a publicidade do ato e a privacidade dos dados de quem pratica o ato? Assim como alguns outros setores mais complexos, talvez ainda haja uma releitura e atualização de normas a luz da LGPD.  Mas estamos todos em busca de conhecimento e estudando as melhores formas práticas.

Conheça os princípios para o tratamento de dados segundo a LGPD.

• Finalidade – propósito legítimo da coleta e tratamento dos dados informados ao titular.
• Adequação – tratamento dos dados compatível com a finalidade
• Necessidade – limitar o tratamento ao mínimo necessário.
• Livre acesso – garantir consulta gratuita, duração e integralidade dos dados aos titulares
• Qualidade de dados – exatidão, clareza e relevância dos dados de acordo com a necessidade e para cumprir finalidade
• Transparência – garantir informações claras e de fácil acesso sobre o tratamento dos dados e os agentes de tratamento para os titulares
• Segurança – adoção de medidas técnicas e administrativas para proteção dos dados de acessos não autorizados, acidentais ou criminosas.
• Prevenção – adoção de medidas de prevenção a dados
• Não discriminação – não permitir tratamentos de dados para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos
• Responsabilidade e prestação de contas – demonstrar a adoção e cumprimento de medidas protetivas e preventivas eficazes

Sobre a proteção à privacidade e tratamento de dados do Tabelionato de Porto Belo/SC, clique aqui.

Fontes:

Lei 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de dados

Códico Civil Brasileiro

Código de Normas – CGJ/SC

Donda, Daniel. Guia prático de implementação da LGDP: Conheça estratégias e soluções para adequar sua empresa em conformidade com a Lei. São Paulo: Labrador, 2020.