CIRCULACIÓN SEGURA DE DOCUMENTOS NOTARIALES EN SOPORTE PAPEL « SNS »

SELLO NOTARIAL de SEGURIDAD de la UINL

FASE EXPERIMENTAL

 

Objectivos

El 19 de octubre de 2012 en Argelia, la Asamblea de Notariados miembros de la Unión Internacional del Notariado ha aprobado el inicio de la fase experimental del sistema de circulación segura de los documentos notariales en soporte papel.
El sistema se basa en la libre participación de los Notariados miembros de la UINL, signatarios de una Carta de adhesión.

Los objetivos principales son:

• En primer lugar, ofrecer una garantía suplementaria respecto del origen e integridad material del documento notarial o de la copia del documento.
• En segundo lugar, luchar contra el fenómeno, cada vez más extendido, de circulación documentos o copias falsas.
• En consideración de la tendencia de los legisladores europeos de eliminar toda forma de legalización y apostilla, la idea de un tal sistema nace respecto de los documentos notariales destinados a circular en el extranjero.

Sin embargo, su utilidad ha parecido muy evidente también para los documentos destinados a circular en el País de origen.

Una vez colocados los SNS en los documentos notariales originales y en las copias autorizadas de los documentos notariales, los documentos en soporte papel circularán normalmente.

Es importante aclarar que el SNS no sustituye en modo alguno la legalización o la apostilla. Por lo tanto, el documento notarial o la copia del documento deberán de ser legalizadas o apostilladas según la normativa vigente en cada país.

El Sello Notarial de Seguridad (SNS)

La circulación segura de los documentos en soporte papel – siguiendo el ejemplo de “sello” utilizado desde hace más de 12 años en España – es un doble sello adhesivo, especial de alta seguridad denominado “Sello Notarial de Seguridad” (Sceau Notarial de Sécurité, Secure Notarial Seal, Sigillo, Notarile di Sicurezza) o simplemente “SNS”.

El SNS se coloca por el notario de « origen » en cada hoja que integra los documentos notariales o las copias autorizadas destinados a circular tanto en el extranjero como en el propio país (por ejemplo, originales o copias autorizadas de apoderamientos, copias y/o extractos de documentos notariales, copias de documentos originales, etc.).

En la parte izquierda del SNS figura el logo de la UINL, un espacio con la indicación del número de Protocolo con expresión del año, que serán añadidos a mano, un número secuencial y la indicación de la página web para la consultar.

En la parte derecha del SNS figura la numeración secuencial, la identificación del notariado nacional que corresponde al notario de origen titular del SNS y el código QR.

Las únicas diferencias entre los SNS son la numeración secuencial, la identificación del notariado nacional que corresponde al notario de origen, la indicación del número de Protocolo.

Por lo tanto, a un determinado número de SNS corresponderá un único notario.

La lista de los SNS puede consultarse en la página web www.uinlsns.com, donde mediante la numeración secuencial contenida en la SNS, será posible identificar en tiempo real al Notario al que ha sido asignado (apellido, nombre, Notariado de pertenencia, sede, dirección, correo electrónico, teléfono, fax)

Cada notario es responsable de la conservación de los SNS que le han sido atribuidos por su propio Notariado y se compromete a comunicar inmediatamente a su notariado y a la Unión Internacional del Notariado del robo o extravío eventual, de manera que dicha información se publique en tiempo real en la página web correspondiente www.uinlsns.com

Fase experimental

La fase experimental del sistema de circulación SNS tendrá una duración hasta el mes de noviembre de 2013, sin perjuicio de posibles prorrogas si fuesen necesarias.

En la fase experimental los 11 Notariados miembros piloto son de los países siguientes:

En Europa:
o Bélgica
o España
o Francia
o Italia
o Macedonia
o Portugal
o Turquía

En África:
o Mali
o Senegal

En América:
o Colombia
o Argentina

Cada Notariado piloto ha designado a 10 notarios piloto.

El costo global necesario para la puesta en marcha del sistema en su fase experimental (producción de los SNS, remesa a los notarios piloto, creación y gestión de la página web, traducciones, etc.) ha sido de 1.000 euros por cada País piloto.
El sistema SNS no supone ningún costo adicional para el cliente.

La página web www.uinlsns.com

Para comprobar la identidad del notario al que corresponde un determinado SNS únicamente es necesario acceder a la página web www.uinlsns.com

Consultarla es muy fácil:

Consulta mediante conexión a internet

1. Acceder por internet a la web www.uinlsns.com
2. Insertar el número secuencial contenido en el SNS
3. Cliquear en el botón “Buscar” y se obtendrán los datos de identificación del notario correspondiente.

Consultazione con l’uso del computer.

1.ci si collega al sito www.uinlsns.com
2. si digita il numero sequenziale contenuto nel SNS
3. cliccando su “cercare” appariranno i dati identificativi del notaio.

Consultazione con smartphone o tablet.

Utilizzando una qualunque applicazione che consenta la lettura di codici QR , è sufficiente “puntare” il codice QR con l’obiettivo dell’apparecchio e i dati appariranno automaticamente sullo schermo, el código QR

 

Además, al cliquear en el botón “ayuda” encontrarán las FAQ (frequently asked questions), las instrucciones para la utilización y consulta de los SNS en los 5 idiomas usuales de la Unión Internacional del Notariado (Francés, Español, Inglés, Italiano, Alemán) que proporcionamos a continuación.

FAQ
(Preguntas frecuentes)

Introducción

El SNS aportará seguridad suplementaria a los documentos notariales, tanto en la circulación interna como transfronteriza.

El SNS no sustituye en modo alguno la legalización o la apostilla. Por lo tanto, el documento notarial o la copia autorizada deberán de ser legalizadas o apostilladas según la normativa vigente en cada país.

1. ¿Qué es el SNS?
El SNS ( Sello Notarial de Seguridad) es un doble sello adhesivo, especial de alta seguridad, que debe colocarse en las dos caras de cada hoja que compongan la copia autorizada de un instrumento o del documento notarial original destinado a circular.
formato 88×45 mm
Cada SNS tiene un número secuencial (compuesto de varios dígitos y una letra final que identifica la serie), mediante el cual será posible identificar al Notario al que ha sido asignado.
Las únicas diferencias entre los SNS son la numeración secuencial, la identificación del notariado nacional que corresponde al notario de origen, la indicación del número de Protocolo (o libro indicador en su caso) con expresión del año, que serán añadidos a mano dentro del espacio en blanco reservado al efecto debajo del logotipo de la UINL.

2. ¿Qué se entiende por « sistema SNS »?
El sistema SNS es un sistema de circulación segura de documentos notariales en soporte papel, basado en la utilización del SNS.

3. ¿Qué utilidad tiene el SNS?
El objetivo del SNS es doble:
a. En primer lugar, ofrecer una garantía suplementaria respecto del origen e integridad material del documento notarial o copia del documento que circula.
b. En segundo lugar, luchar contra el fenómeno, cada vez más extendido, de circulación documentos falsos.

4. ¿Sobre qué documentos o copias debe colocarse el SNS?
El SNS se coloca por el notario de « origen » en los documentos notariales y copias autorizadas de sus instrumentos protocolizados y destinados a circular tanto en el extranjero como en el propio país (por ejemplo, apoderamiento notarial o sus copias autorizadas, testimonios, legitimaciones, etc.).
El SNS en ningún caso se coloca en las matrices o documentos protocolizados.

5. ¿Cuánto cuesta al cliente la utilización del SNS?
El sistema SNS no supone ningún gasto suplementario para los clientes

6. ¿El SNS garantiza la validez del acto o contrato?
No. El SNS no constituye sino una forma de garantía suplementaria relativa al origen e integridad material del documento, pero no garantiza su validez jurídica.

7. ¿La falta de SNS en una copia autorizada u original tiene alguna incidencia en la validez o eficacia del documento?
No. La validez y eficacia son independientes del SNS. El SNS solo constituye una garantía suplementaria sobre el origen y la integridad material del documento.

8. ¿Quién ha organizado el sistema SNS?
La U.I.N.L. (Unión International del Notariado). En efecto, el 19 octubre 2012 en Argel, la Asamblea de los Notariados miembros de la Unión Internacional del Notariado aprobó la puesta en marcha de la fase experimental del sistema SNS.

9. ¿Se trata de una sistema reconocido reglamentaria o legalmente?
No. El sistema se fundamenta en la libre participación de los Notariados miembros de la UINL, firmantes de un Carta de Adhesión.

10. ¿Debe colocarse el SNS, aunque el documento haya sido legalizado o apostillado?
Sí. El sistema SNS es totalmente autónomo en relación a la legalización o apostilla y constituye un sistema organizado por el notariado mundial para añadir una seguridad suplementaria al actual sistema de circulación de documentos.

11. ¿Se trata de un sistema que funciona en el mundo entero?
El sistema se asienta sobre la libre participación de los Notariados miembros de la UINL tras firmar un Carta de adhesión.
En la fase experimental, los Notariados miembros de la UINL signatarios son de los países siguientes :

En Europa:
a. Bélgica
b. España
c. Francia
d. Italia
e. Macedonia
f. Portugal
g. Turquía
En África:
h. Mali
i. Senegal
En América:
j. Colombia
k. Argentina

12. ¿Qué significa que el sistema esté en « fase experimental »?
A fin de verificar el sistema se ha decidido proceder a establecer una fase experimental con una duración de seis meses, sin perjuicio de posibles prorrogas si fuesen necesarias.
11 países piloto y alrededor de 10 notarios piloto por país participan en la fase experimental.

13. ¿Puedo convertirme en un notario piloto?
No. De momento y por razones de organización y coste, no es posible añadir ni otros países, ni otros notarios piloto.

14. ¿Cómo se coloca el SNS?
Cliquear aquí para consultar las instrucciones relativas a la utilización SNS.

15. ¿Si el documento contiene varias hojas se debe colocar el SNS en cada hoja?
Cliquea aquí para consultar las instrucciones relativas a la utilización del SNS.

16. ¿Cómo se consulta un SNS?
Cliquea aquí para consultar las instrucciones relativas a la consulta del SNS.

17. ¿Quién puede consultar la página www.uinlsns.com?
La consulta es pública.

18. ¿Qué debo hacer en caso de robo o pérdida de un SNS?
Se debe informar inmediatamente a la propia Asociación, Colegio o Consejo General, a fin de que éste pueda comunicar el robo o pérdida a la Unión International del Notariado que, tan pronto reciba la comunicación lo publicará en la web www.uinlsns.com

19. ¿Soy responsable de la conservación de los SNS que me hayan sido remitidos?
Sí. Absolutamente.

Instrucciones para la utilización de los SNS

Colocación de los SNS
1. Los SNS se colocan en las copias autorizadas de los documentos notariales y en los documentos notariales originales destinados a circular tanto en el extranjero como en el interior del país donde el documento haya sido redactado (país de origen).

2. El SNS:
o Se coloca en cada una de las hojas de que conste el documento, cualquiera que fuese el número de páginas o caras.
o Podrá colocarse en cualquier lugar de la hoja.

3. Bajo el logo de la UINL, en el recuadro reservado a estos efectos, deberá de rellenar, a bolígrafo, el número de protocolo del documento y su año de expedición.

4. Si el documento se compone de varias hojas, y con la finalidad de facilitar la verificación de los SNS, se recomienda, aunque no sea obligatorio, utilizar los SNS que tengan una numeración correlativa (por eje. IT000000000001001A, IT000000000001002A, IT000000000001003A).

5. En los países donde exista papel numerado emitido por el Estado, para utilizarlo en los documentos notariales (como, por ejemplo, en España) se debe distinguir:
o Si el documento debe circular en el extranjero :
Los SNS deben necesariamente colocarse en cada una de las hojas conforme a las instrucciones generales indicadas en los apartados 2 y 3. (a fin de evitar que la falta de SNS en alguna de las hojas cause incertidumbre en aquellas personas que no conozcan el funcionamiento del sistema del país de origen que utilice papel timbrado y numerado).
o Si el documento debe circular en el interior del país de origen:
Los SNS serán colocados, a juicio del notario, bien sobre cada hoja o bien únicamente en la última hoja de las que conste el documento.

Instrucciones para la consulta de los SNS
Consulta de los SNS
Para comprobar la identidad del notario al que corresponde un determinado SNS únicamente es necesario acceder a la web www.uinlsns.com,
o, más sencillamente, leer el código QR del SNS mediante un Smartphone o tableta que tengan la aplicación apropiada para ello.
Consulta mediante conexión a internet
Hace falta: Acceder por internet a la web www.uinlsns.com Teclear:
o El código de identificación del País indicado en el SNS (es decir, las dos letras que preceden al número) .
o El número del SNS (sin ceros que figuren eventualmente a la izquierda del número)
o La serie del SNS (letra que se encuentra al final del número) .
o Cliquear en el botón “Buscar”.
Y siguiendo estas instrucciones se obtienen los datos de identificación del notario al que le ha sido atribuido un SNS determinado.
Consulta por Smartphone o tableta dotados con conexión a internet
Hace falta: Descargarse una aplicación que permita la lectura de los códigos QR (por ejemplo para iPhone “QRReader”, “RedLaser”, etc.) Abrir la aplicación pasar el aparato sobre el código QR
El código QR se lee automáticamente por el Smartphone o tableta, y en su pantalla aparecen los datos de identificación del notario al cual le ha sido