A primeira etapa de realização notarial do direito consiste na averiguação, a qual possibilita o tabelião situar-se no caso proposto, investigando o desígnio ou propósito econômico ou moral das partes e as circunstâncias jurídicas envolvidas.^[1]

Nessa etapa, atua também como consultor, pois o notário emite pareceres jurídicos sobre a possibilidade das partes realizarem determinado negócio, sobre a forma adequada e sobre as consequências jurídicas e efeitos que serão alcançados com o ato notarial.^[2]

Este assessoramento, ou consultoria, encontra-se implícito nas atribuições do notário previstas no artigo 6º da Lei nº 8.935/1994^[3], as quais compreendem: formalizar juridicamente a vontade das partes; intervir nos negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; autenticar fatos.

[…] podem até mesmo atuar em conjunto advogados e notários […] aqueles defendendo os interesses de seus clientes, e estes sendo o eixo da balança, os quais a controlarão para que não penda para nenhum lado, buscando a solução adequada, imparcialmente. A consulta formulada ao tabelião poderá versar sobre questões individualizadas, concretas, ou sobre questões não individualizadas, gerais e abstratas, mas sempre voltadas para a realização de um ato notarial.^[4]

A complexidade das relações sociais e jurídicas obriga a uma intervenção cada vez mais acentuada do Estado na autonomia da vontade privada, a fim de garantir igualdade jurídica às partes, compensando sua desigualdade material, evitando excessos jurídicos e entrelaçando paritariamente os direitos individuais visando ao bem comum ordenado pelo sistema jurídico.^[5]

As atribuições do notário caracterizam-se por lhe competir o controle da legalidade do ato e o poder de dar fé, mas existem outras de cunho subjetivo que dizem respeito a aconselhar, assessorar as partes e escrever com exatidão os fatos que percebe para dar autenticidade aos documentos notariais.^[6]

A função notarial deve ser abordada sob duas óticas: uma preventiva de litígios e outra de valorização processual dos documentos notariais, ao promover o controle pré-documental da realidade e legalidade dos fatos a ele levados.

No caráter preventivo, o notário tem a função de conselho – assessorar as partes com imparcialidade –, destinada a promover o equilíbrio contratual, evitando documentos notariais leoninos e usurários. Nesta etapa, de averiguação, conselho e assessoramento, o notário ouve as partes sobre as intenções do ato ou negócio que pretendem realizar, investigando eventuais vícios de ordem subjetiva, entrando no mérito da negociação, a fim de colocar-se numa posição de máxima eficácia a respeito do assunto no qual lhe reclama intervenção. Também nessa fase são investigadas as circunstâncias pessoais dos sujeitos e os objetos do negócio, envolvendo ainda a análise dos antecedentes do ato proposto, tudo para dar conformidade jurídica à vontade das partes.^[7] Ao final dessa etapa, o notário está pronto para dar seu parecer, como simples diagnóstico ou qualificação ou ainda para oferecer um tratamento adequado ao caso concreto.^[8]

A atuação notarial nessa fase tem um duplo significado, de um lado objetiva consolidar o interesse público de conservar a normalidade e estabilidade jurídica das relações e, de outro, garantir que sejam cumpridos todos os requisitos legais e tributários para que o ato notarial obtenha seus plenos efeitos jurídicos.^[9]

Nesta atividade, que requer conhecimento da lei e da técnica, o notário exerce uma atividade da chamada administração pública dos interesses privados, na medida em que participa da realização do direito.